現代では直筆で文章を書くことが少なくなり、仕事で文書を書く時、ワードを使用することが多いですよね。
ワードは、書式変更や入力・編集、保存、印刷、文書のレイアウト、表挿入、写真添付などの文書作成をする上で便利な機能が揃っています。
そのワードの言葉を置き換える方法と、置換機能をわかりやすく解説いたします。
ワードの言葉置き換え機能について
ワードはマイクロソフト社のワープロソフトで、パソコンを購入するとほとんどの機種にワードが搭載されています。
ワードには色々と便利な機能が付いていますが、その中で「言葉置き換え機能」とは、文書内の同じ文字列や単語を違う文字列や単語に置き換える機能です。
置き換え機能には、置き換えたい文字列や単語を一括して全部置き換える方法と、一カ所ずつ確認ししながら置き換える方法があります。
ワードで置換を行う方法
全部一括置換の場合
①「Ctrl」キーを押しながら「Ｈ」キーを押し、「検索と置換」ダイアログボックスを表示させます。
②ダイアログボックスの中の「検索する文字列」に置換したい文字（例えば佐藤）を入力します。
そして「置換後の文字列」に新しい文字（例えば鈴木）を入力します。
③両方を入力した後に「全て置換」をクリックします。
④すると「佐藤」の文字が、全て「鈴木」に置き換わります。
確認しながら置換の場合
①と②は同じです。
③「次を検索」をクリックすると、文字列が選択された状態になります。
④置き換えたいときは「置換」をクリックします。選択された部分が「佐藤」から「鈴木」に置き換わります。
⑤置き換えないときは「次を検索」をクリックすると、別の場所にある「佐藤」が選択されるので、置き換えするかどうか選びましょう。
ワードの置換機能を活用するためには
例えば長い文章を作成しているときに、「佐藤」という表記を使っていたのに、実は「鈴木」が正しかったという場合、一つ一つ探して修正するには時間がかかります。
それが置換機能を使うことで、アッと言う間に置き換わるのは、嬉しい機能ですね。
また、置き換えできるのは文字だけではなく、書式の置き換えもできます。
書式の置換：黒文字を赤字にする場合
①②は同じです。
③「オプション」をクリックして、置換項目の中から「書式」を選びクリックします。
④項目の中から「フォント」をクリック、ダイアログボックスの「すべての文字列」から「フォントの色」で赤を選びます。
⑤「ＯＫ」をクリックして、検索と置換のダイアログボックスの「すべて置換」をクリックします。
⑥すると「佐藤」の文字全てが赤色になります。
気になる単語がどこにあるか、一発でわかるので便利ですよ。
まとめ
ワードの置換機能は操作が簡単な上に、文字検索や置き換えができ、文書作成時にはとても便利な機能です。
ご紹介以外にも便利な機能があるので、色々試してみましょう。
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