取引先や他の社外の方に上司のことを伝える際には、基本的に呼び捨てが一般的です。
この記事では、社外の人に社内の者をいうときなど、ビジネスシーンでの適切な敬称の使い方について詳しく解説しています。
取引先とのコミュニケーションでは、上司の呼び方や取引相手の呼び方にポイントがあります。
上司は、職名+名前の順序で呼びかけることが一般的です。
また、二重敬語を避けるために注意が必要です。記事では、具体的なポイントについても紹介しています。
さらに、社内での上司への呼びかけ方との違いにも言及しています。興味がある方は、ぜひ読んでみてください。
適切な敬称の使い方をマスターすることで、ビジネスコミュニケーションをスムーズに進めることができます。
社長や上司を呼び捨てで社外の人に社内の者を伝える際の注意点
社長を呼び捨てで社外の人に社内の者を伝える際の注意点
社外の人に対して、社内の人間、特に上司を紹介するとき、呼び方には特別な配慮が必要です。
ビジネスシーンでは、社内の人を呼び捨てで伝えるのが一般的なマナーです。
例えば、ビジネスメールや電話で上司の名前を伝える場合、「部長の〇〇さん」ではなく、「部長の〇〇」と敬称を使わず、名前だけを呼び捨てにすることで、適切な距離感を選びつつビジネスマナーを守る形になります。
社外で注意すべき具体例
良い例
「本件については、部長の田中が対応いたしました。」
「詳細は、社長の佐藤からご説明いたします。」
避けるべき例
「田中部長が対応いたしました。」
「佐藤社長に確認いたしました。」
これらの表現では、社外の人に対する適切な敬称が欠けているため、相手に不快感を与える可能性があります。
社外メールで呼び捨てにする理由
上司や同僚を社外に紹介する際に呼び捨てにするのは、ビジネスマナーとして「自社内の人間をへりくだった形で伝える」ことが当然だからです。
たとえば、「部長の〇〇さん」といった表現を置き、社外の相手に「自社内の上下関係を尊重することを求めている」と認められる場合があり、無意識のうちに相手に違和感を与える場合があります
一方、呼び捨てにすること自体は、上司や劣等に対する配慮が欠けているわけではありません。
呼び捨てを置く際の心構え
呼び捨てで伝える際には、以下のポイントを意識しましょう。
慎重に慎重を期するためにも、文章全体の調子や言葉遣いで相手に対して十分に表現することが重要です。
(呼び捨てを用いながらも、丁寧な表現で伝える)
「弊社の〇〇」と明確に伝える だけの名前を呼び捨てにするのではなく、「弊社の」や「当社の」といったフレーズを添えることで、誰を指しているのかを明確にしつつ、社外向けの適切な表現になります。
役職を忘れず添える 呼び捨てを使う場合でも、相手にとっての状況を考慮して「部長」「課長」などの役職をつけることよりスムーズです。
メールで上司を呼び捨てで社外へ代理で書く決まり文
上司や社長の呼び方:2つの基本パターン
社長や上司を呼ぶ際には、以下の2つの形式が使われます。
名前のみの呼び捨て
「〇〇が・・・」とシンプルに伝える形式。 上司の役職を特に理解する必要がない場合に適しています。
役職名+名前
「課長の〇〇が・・・」のように役職を添える形式。
代理メールの基本構成
社長から代理人でメールを送ってほしいと頼まれた場合、以下の手順に従って構成するとスムーズです。
取引先の宛先名を記載する最初に、相手の名前や会社名を正確に記載します。
「いつもお世話になっております。〇〇(社長の名前)の代理としてご連絡させていただきました。」
ここで、挨拶と共に代理人であることを明確に伝授します。
返信が必要な場合は、会長のメールアドレスを記載し、相手がスムーズに対応できるよう配慮しましょう。
このように、代理人としてメールを送信する際に注意することは以下の通りです。
以上の点に注意することが大切です。
さらに、社長や上司と事前に内容を確認し、スムーズな対応を心がけることで、信頼感のある対応を実現できます。
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また、返信を求める場合は、議長のメールアドレスを信頼しておくと、スムーズに進みます。
「なお、下記に〇〇(社長や上司の名前)のメール」アドレスを記載しておりますので、ご返信の際はこちらへご連絡いただけますようお願いいたします。」
このように、代理人でメールを送信する際は、まず取引先宛のメールの宛先名を記載し、社長の代理人であることを伝えます。
また、必要に応じて返信先の情報を返信先の社長や上司の連絡先だけでなく、いつでも自身に連絡して欲しい旨も記載することが重要です。
その際には、社長と事前に確認し、内容をしっかりと把握しておりますので、スムーズな取引が実現します。
社外に役職ある上司や部下の呼び方や言い方
社外や取引先に役職のある上司や部下を紹介する際には、同じく「役職+名前」が一般的な呼び方となります。
しかしながら、取引先の役職のある方を呼ぶ場合は、「名前+役職名」と呼ぶのが一般的です。
例えば、取引先の課長へメールや電話をする際には、「〇〇課長」と呼ぶのが普通で、「名前+役職名」での呼び方になります。
この点は、社内で自分の上司を呼ぶ時の呼び方と同じになります。
ただし、取引先の上司だからと言って「〇〇課長様」と呼ぶのはNGです。というのも、「課長」と「様」は、どちらも敬語になりますので、「〇〇課長様」と呼んでしまうと、二重敬語となってしまいます。
これは、役職名に「課長」という敬称が付いているため、すでに一度敬意を表しているからです。
その上に「様」を付けると、敬意を表す敬称が重複してしまい、相手に対して誤った印象を与えてしまいます。
例えば、日常的な食事のシーンでもイメージしてみましょう。
お店でオーダーをする際に、メニューに「ハンバーガー」と書かれているものを注文する場合、店員さんに「ハンバーガーをください」と伝えるだけで十分です。
ここで「ハンバーガー様をください」と伝えるのは、冗談めかしての言い方か、あるいは言葉遣いがあまりにも丁寧すぎて不自然な印象を与えます。
同じように、役職名を用いて敬意を表した上で、敬称を重複させることは適切でないと言えます。
どうしても役職名と様を同時に使って呼びたい時には、「総務課長の〇〇様」というように、「役職名+名前+様」という形に変えて呼ぶと良いでしょう。
役職名を付けて呼ぶことで、それだけで敬意を払ったことと同じになります。
自社の社長や上司にに対してメールを送る場合についてはこちらの記事を参考にしてくださいね。
自社社長へのメール書き出しマナーと例文!件名はビジネスメールの肝!
まとめ
ビジネスシーンで、上司や部下、取引先の役職を持つ人物を呼ぶ際には、「役職+名前」という呼び方が一般的です。
ただし、取引先の場合は「名前+役職名」という呼び方をするのがマナーです。例えば、「〇〇課長」と呼ぶようにしましょう。
ただし、注意しなければならないのは、取引先の上司だからと言って「〇〇課長様」と呼ぶのはNGであるということです。
それは、「課長」と「様」の両方が敬語であるため、二重敬語となってしまうからです。
もし、役職名と「様」を同時に使って呼びたい場合は、「役職名+名前+様」という形式に変えて呼びましょう。例えば、「総務課長の〇〇様」と呼ぶことができます。
このように、ビジネスシーンでの役職呼び方には一定のルールがあります。
役職名を使って呼ぶことで、相手に対する敬意を表現することができます。
しかし、適切な敬語の使い方を知らないと、二重敬語や不適切な呼び方になってしまう可能性があるため、注意が必要です。
コメント
お客様に対してのメールに、協力会社(全くの他社)の人のことをに記載する場合にはその人に敬称は必要ですか?
私はずっと昵懇の気持ちもあり他社の方ですが敬称なしで記載していました。
先日、その協力会社の方から、私はあなたとは別会社ですので敬称なしはおかしいでしょ
と注意されました。
これからは「氏」とつけようと思います。
「氏」でしたら無難ですよね?
ばかなじじい様(とんでもない)
お返事が遅くなり申し訳ありません。
お相手がどう取るかにもよるので難しいですよね。
こちらが昵懇の間柄と思っていても相手は会社関係としては対外的だと思えばおかしいと言ってくる・・・。
敬称に敬意を表すために「様」や「さん」をつけていますよね。
相手先が直の取引会社なら課長の〇〇様とかですよね。
ただ、自社の関連会社(たとえばグループ会社なら)弊社(=グループ会社込み)課長の〇〇となりそうです。
そこで、「氏」はどう使うのかですが、(協力会社で全くの他社となれば)
上下左右に関係なく付けられる「呼び捨て」するわけにはいかない関係に氏名を表すための呼称なので「氏」は無難といえば無難と思えますが・・・。
私の見解としては、相手からおかしいと注意されたなら「様」や「さん」でも良いのかなとも思えています。
客観的に見て対外的なら協力会社でも「様」や「さん」をつけてもおかしくない。
対内的なら「敬称無し」や「氏」でいいのではないかと思います。
ハッキリとした答えが出せず、申し訳ありません。
協力会社のかたと更にうまく協力関係になれることを願っています。
コメントをくださりありがとうございました。