取引先に上司は呼び捨てが基本！社外メールでの役職の呼び方・伝え方マナー

社外メールで自社の上司について書くときは、「山田部長」のような社内での呼び方ではなく、敬称を付けずに表します。

役職も伝えるなら「営業部長の山田」「弊社営業部長の山田」、相手がすでに役職を把握している場合などは「山田」が自然です。

検索でよく使われる「呼び捨て」とは、上司をぞんざいに扱うという意味ではありません。社外の相手に対して、自社側の人に敬称を付けないというビジネスマナーです。

この記事では、「山田部長」「営業部長の山田」「山田」の違いと、社外メールで実際にどう書けばよいのかを例文付きで紹介します。

社外メールでの上司の呼び方を比較

営業部長の山田さんを例に、社外メールで自社の上司について書く場合の表現を比べてみましょう。

基本は、自社の上司の氏名に「様」などの敬称を付けないことです。

役職を知らせたい場合は、「営業部長の山田」のように役職を氏名の前に置いて説明すると分かりやすくなります。「部長の山田」という表現もあります。

氏名を出す必要がない場合は、「本件は弊社の営業部長が担当いたします」のように、役職だけで伝えることもできます。

社外メールで使える上司の呼び方・例文

上司の名前を出す目的によって、自然な書き方は変わります。よくある場面ごとに見てみましょう。

上司の指示で連絡するとき

役職と氏名を伝えることで、誰の指示による連絡なのかが分かりやすくなります。

上司が担当することを伝えるとき

自社の人物であることを明確にしたい場合は「弊社」を添えます。前後の文脈から明らかな場合は、「営業部長の山田が担当いたします」でも伝わります。

上司に確認してから返信するとき

相手が山田の役職を知っている場合や、役職を改めて伝える必要がない場合は、氏名だけでも構いません。

役職がない上司について伝えるとき

役職名がない場合は、「部署名＋氏名」にすると所属が分かりやすくなります。

相手企業の人には敬称を付ける

自社の上司に敬称を付けないのは、社外の相手に自社側の人物について伝える場合です。

一方、相手企業の担当者について書くときは、「佐藤様」のように敬称を付けます。

自社の上司と相手企業の人を同じメール内で書く場合は、例えば「弊社営業部長の山田より、佐藤様へご連絡いたします」のように、自社側と相手側で敬称を使い分けます。

電話・対面での上司の呼び方

電話や対面でも、社外の相手に対して自社の上司へ敬称を付けないという基本は同じです。

社外の相手には自社上司の敬称を外しますが、社内で上司本人に話しかけるときまで呼び捨てにするという意味ではありません。

社内メールでの呼び方とは分けて考える

この記事で紹介しているのは、社外の相手に自社の上司をどう表現するかという考え方です。

社内では「山田部長」のように役職名を付けて呼ぶ会社も多く、同じ人物でも社内と社外では呼び方が変わります。

自社の社長へ送るメールの書き出しや件名については、自社社長への社内メールの書き方と例文で詳しく紹介しています。

社外メールでの上司の呼び方でよくある質問

自社の上司を呼び捨てにするのは失礼ではない？

社外の相手に自社の上司を「山田」と伝えるのは、上司を軽く扱っているわけではありません。

社外の相手に対しては、自社側の人物に敬称を付けないのが基本です。役職も伝えたい場合は、「営業部長の山田」のように表現できます。

上司の名前を出さず、役職だけで書いてもいい？

氏名を知らせる必要がなければ、「弊社の営業部長がご説明いたします」のように役職だけで伝えても構いません。

誰が担当するのかを明確にする必要がある場合は、氏名も添えると分かりやすくなります。

会社独自の呼び方がある場合は？

メールの表記について社内ルールが決められている場合は、そのルールも確認しましょう。

ただし、社内で普段使っている上司の呼び方を、そのまま社外メールでも使うとは限らない点には注意が必要です。

まとめ

社外メールで自社の上司について書くときは、氏名に「様」などの敬称を付けず、役職を伝える必要があるかどうかに合わせて表現を選びます。

• 役職も伝えるなら「営業部長の山田」「弊社営業部長の山田」
• 役職が明らか、または不要なら「山田」
• 役職がない場合は「営業部の山田」
• 自社上司を「山田部長様」「山田様」とは書かない
• 相手企業の担当者には「佐藤様」のように敬称を付ける

「上司を呼び捨てにして大丈夫？」と迷ったときは、社内での呼び方と、社外の相手に自社の人を伝えるときの呼び方は別、と覚えておくと分かりやすいでしょう。