取引先に上司は呼び捨てが社外メールの基本！役職の呼び方や言い方！

取引先や他の社外の方に上司のことを伝える際には、基本的に呼び捨てが一般的です。

この記事では、社外の人に社内の者をいうときなど、ビジネスシーンでの適切な敬称の使い方について詳しく解説しています。

取引先とのコミュニケーションでは、上司の呼び方や取引相手の呼び方にポイントがあります。

上司は、職名+名前の順序で呼びかけることが一般的です。

また、二重敬語を避けるために注意が必要です。記事では、具体的なポイントについても紹介しています。

さらに、社内での上司への呼びかけ方との違いにも言及しています。興味がある方は、ぜひ読んでみてください。

適切な敬称の使い方をマスターすることで、ビジネスコミュニケーションをスムーズに進めることができます。

上司を呼び捨てで社外の人に社内の者をいうときの注意点

社外の人に社内の者をいうとき、特に上司を社外の人に紹介する際、呼び方には注意が必要です。

ビジネスの場では、社内の人は呼び捨てで伝えるのが一般的です。

例えば、ビジネスメールや電話でのコミュニケーションでも、上司の名前は名字だけで呼び捨てにすることが一般的なのです。

社内では尊敬の意を込めて「〇〇部長」と呼ぶこともありますが、社外では「部長の〇〇」という表現が一般的です。

しかし、「部長の〇〇さん」「社長の〇〇さん」といった表現は避けましょう。

社外の人への呼び方では、敬称を使わずに基本的には呼び捨てにするのが原則です。

社外への上司の呼び方には注意が必要ですが、それは尊敬の意を示すための言葉遣いが社外では適切ではないからです。

適切なコミュニケーションを図るためにも、社外での上司の呼び方には細心の注意を払いましょう。

上司を適切に呼び捨てで紹介することで、円滑なビジネスコミュニケーションを築くことができます。

大切な取引先や社外の人との関係を構築する上で、適切な言葉遣いは重要です。

常に相手の立場に立ち、尊重と信頼を示すことを心がけましょう。

メールで上司を呼び捨てで社外へ代理で書く決まり文

社外の方へのメールや電話などで上司のことを紹介する場合、一般的には呼び捨てで伝えます。

この場合、上司の呼び方には2つのパターンがあります。

1つは、名字のみの呼び捨てで「〇〇が・・・」という形式。もう1つは、「役職名+名字」で「課長の〇〇が・・・」という形式です。

上司から代理でメールを送ってほしいと頼まれた場合、まずは「〇〇会社　営業部長　〇〇様」というように、まずは取引先の宛名を記載します。

そして、軽い挨拶のあと、上司の代理人であることを明示するような文章を書くと良いです。

例えば、「いつもお世話になっております。〇〇（上司の名前）の代理でご連絡させて頂きました。」というような文章を冒頭に入れることができます。

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また、返信を求める場合は、上司のメールアドレスを明記しておくことで、スムーズにやり取りをすることができます。

具体的には、「なお、下記に〇〇（上司の名前）のメールアドレスを記載しておきますので、ご返信いただくときはこちらへよろしくお願い致します。」といった形で記載します。

このように、メールを代理で送信する場合には、まずは取引先宛てのメールの宛名を記載し、冒頭に上司の代理であることを明示し、必要に応じて返信先の情報を明記することが重要です。

その際には、上司との事前の打ち合わせや確認を行い、スムーズなやり取りを心がけましょう。

社外に役職ある上司や部下の呼び方や言い方

社外や取引先に役職のある上司や部下を紹介する際には、同じく「役職＋名前」が一般的な呼び方となります。

しかしながら、取引先の役職のある方を呼ぶ場合は、「名前＋役職名」と呼ぶのが一般的です。

例えば、取引先の課長へメールや電話をする際には、「〇〇課長」と呼ぶのが普通で、「名前+役職名」での呼び方になります。

この点は、社内で自分の上司を呼ぶ時の呼び方と同じになります。

ただし、取引先の上司だからと言って「〇〇課長様」と呼ぶのはNGです。というのも、「課長」と「様」は、どちらも敬語になりますので、「〇〇課長様」と呼んでしまうと、二重敬語となってしまいます。

これは、役職名に「課長」という敬称が付いているため、すでに一度敬意を表しているからです。

その上に「様」を付けると、敬意を表す敬称が重複してしまい、相手に対して誤った印象を与えてしまいます。

例えば、日常的な食事のシーンでもイメージしてみましょう。

お店でオーダーをする際に、メニューに「ハンバーガー」と書かれているものを注文する場合、店員さんに「ハンバーガーをください」と伝えるだけで十分です。

ここで「ハンバーガー様をください」と伝えるのは、冗談めかしての言い方か、あるいは言葉遣いがあまりにも丁寧すぎて不自然な印象を与えます。

同じように、役職名を用いて敬意を表した上で、敬称を重複させることは適切でないと言えます。

どうしても役職名と様を同時に使って呼びたい時には、「総務課長の〇〇様」というように、「役職名+名前+様」という形に変えて呼ぶと良いでしょう。

役職名を付けて呼ぶことで、それだけで敬意を払ったことと同じになります。

自社の社長や上司にに対してメールを送る場合についてはこちらの記事を参考にしてくださいね。
自社社長へのメール書き出しマナーと例文！件名はビジネスメールの肝！

まとめ

ビジネスシーンで、上司や部下、取引先の役職を持つ人物を呼ぶ際には、「役職+名前」という呼び方が一般的です。

ただし、取引先の場合は「名前+役職名」という呼び方をするのがマナーです。例えば、「〇〇課長」と呼ぶようにしましょう。

ただし、注意しなければならないのは、取引先の上司だからと言って「〇〇課長様」と呼ぶのはNGであるということです。

それは、「課長」と「様」の両方が敬語であるため、二重敬語となってしまうからです。

もし、役職名と「様」を同時に使って呼びたい場合は、「役職名+名前+様」という形式に変えて呼びましょう。例えば、「総務課長の〇〇様」と呼ぶことができます。

このように、ビジネスシーンでの役職呼び方には一定のルールがあります。

役職名を使って呼ぶことで、相手に対する敬意を表現することができます。

しかし、適切な敬語の使い方を知らないと、二重敬語や不適切な呼び方になってしまう可能性があるため、注意が必要です。