取引先などに上司の事を伝える時の呼び名は呼び捨てをするのが社外メールでも、電話対応でも基本です。
ただし、メールで上司を呼び捨てといっても社外に対して使う場合役職があればその役職を前にもってきます。
社外に対しては、役職である「課長の〇〇が」という呼び方になります。
社内であれば「〇〇課長」などと呼ぶのが一般的ですが、取引先など社外の人に対してはちょっと言い方が違ってくるのです。
社外の人にメールや電話などで連絡をする時の上司の呼び方について紹介します。
上司を呼び捨てで社外の取引先に対応するときの注意点
上司のことを紹介するときは呼び捨てで社外や取引先の人には伝えます。
ビジネスメールや電話などで伝える場合も、名前だけで言う、いわゆる呼び捨てにするのが一般的です。
ビジネスにおいては社内の者は「身内」とみなし、たとえ上司であっても呼び捨てにするのが普通なんですね。
そして、上司に役職がついている場合には「役職名+名前」で呼ぶのが一般的。
例えば、社内では「〇〇部長」と呼ぶところを社外では「部長の〇〇」と言います。
この時、たとえ上司や社長であっても「部長の〇〇さん」「社長の〇〇さん」と言うのもNGです。
「さん」付けは社外の人へは使わず、上司であっても基本的には呼び捨てにするのが原則となります。
ちなみに社内で上司を呼ぶ時に使う「〇〇部長」と呼ぶ呼び方は、実は尊敬表現に当たるため、社外の人への会話内で使うのは間違っていることになるのです。
そのため、取引先や社外へむけての上司の呼び方には十分注意が必要ですね。
メールで上司を呼び捨てで社外へ代理で書く決まり文
社外の人にメールを送信する時、上司を呼び捨てにするのは一般的なのですが、その際、上司の呼び方は実は２通りあるんですね。
名字のみの呼び捨てで「〇〇が・・・」という呼び方と、「役職名+名字」の「課長の〇〇が・・・」といった２通りのパターンです。
では、上司から代理でメールを送っておいて欲しいと頼まれた時はどうでしょう？
どのような書き方をすれば良いのでしょう？
その場合、まずは「〇〇会社 営業部長 〇〇様」というように、まずは取引先の宛名を記載し、その後で軽い挨拶や上司の代理人であることを記載します。
メールの書き出しの例文としては・・・
「いつもお世話になっております。〇〇（上司の名前）の代理でご連絡させて頂きました。」
というような文章を冒頭にもってくるのが良いですね。
詳しい代理送信のメールの書き方はこちらに詳しく書いていますので参考にしてくださいね。
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そして、返信は上司宛に送信して欲しい場合には、
「なお、下記に〇〇（上司の名前）のメールアドレスを記載しておきますので、ご返信いただくときはこちらへよろしくお願い致します。」
と、ひとこと書き添えておくと良いですね。
社外に役職ある上司や部下の呼び方や言い方
社外や取引先に役職のある上司や部下を紹介するときに呼ぶ呼び方は、同じく「役職＋名前」が一般的な呼び方です。
しかし、社外の役職のある取引先の人を呼ぶときには「名前＋役職名」です。
たとえば取引先の課長へメールや電話をする際には、「〇〇課長」と呼ぶのが普通。
つまり「名前+役職名」での呼び方ですね。
この点は、社内で自分の上司を呼ぶ時の呼び方と同じ呼び方になります。
ただしこの時、取引先の上司だからと言って「〇〇課長様」と呼ぶのはNGですよ！
「課長」と「様」は、どちらも敬語になりますので、「〇〇課長様」と呼んでしまうと、二重敬語となってしまうのです。
どうしても役職名と様を同時に使って呼びたい時には「総務課長の〇〇様」というように、「役職名+名前+様」という形に変えて呼ぶと良いでしょう。
役職名を付けて呼ぶことで、それだけで敬意を払ったことと同じになるのです。
自社の社長や上司にに対してメールを送る場合についてはこちらの記事を参考にしてくださいね。
自社社長へのメール書き出しマナーと例文！件名はビジネスメールの肝！
まとめ
ビジネスマナーとして上司を呼び捨てで呼ぶことが正しいのが社外メールや社外に宛てた電話や会話での呼び方です。
メールや電話で上司を呼び捨てにするにしても特に社外にあてた取引先などと接点をもつときは会社の看板を背負っているのでマナーをしっかり守りましょうね。
出来るビジネスマンは社外と社内とで上司の呼び方の違いもしっかりと把握しておく必要があります。
取引先や社外に対して特に上司にあたる役職のある人に対する呼び方は気をつけましょう。
自分の社内での呼び方は多少間違ったとしても大した問題にはなりませんが、取引先の上司など、社外の人への呼び方を間違ってしまうと大きなミスにつながりかねません。
その点はくれぐれも注意が必要ですね。
コメント
お客様に対してのﾒｰﾙに、協力会社（全くの他社）の人のことをに記載する場合にはその人に敬称は必要ですか？
私はずっと昵懇の気持ちもあり他社の方ですが敬称なしで記載していました。
先日、その協力会社の方から、私はあなたとは別会社ですので敬称なしはおかしいでしょ
と注意されました。
これからは「氏」とつけようと思います。
「氏」でしたら無難ですよね？
ばかなじじい様（とんでもない）
お返事が遅くなり申し訳ありません。
お相手がどう取るかにもよるので難しいですよね。
こちらが昵懇の間柄と思っていても相手は会社関係としては対外的だと思えばおかしいと言ってくる･･･。
敬称に敬意を表すために「様」や「さん」をつけていますよね。
相手先が直の取引会社なら課長の〇〇様とかですよね。
ただ、自社の関連会社（たとえばグループ会社なら）弊社（＝グループ会社込み）課長の〇〇となりそうです。
そこで、「氏」はどう使うのかですが、（協力会社で全くの他社となれば）
上下左右に関係なく付けられる「呼び捨て」するわけにはいかない関係に氏名を表すための呼称なので「氏」は無難といえば無難と思えますが･･･。
私の見解としては、相手からおかしいと注意されたなら「様」や「さん」でも良いのかなとも思えています。
客観的に見て対外的なら協力会社でも「様」や「さん」をつけてもおかしくない。
対内的なら「敬称無し」や「氏」でいいのではないかと思います。
ハッキリとした答えが出せず、申し訳ありません。
協力会社のかたと更にうまく協力関係になれることを願っています。
コメントをくださりありがとうございました。