新入社員の皆さん、社外の方にメールを送る際、上司の名前の書き方に戸惑った経験はありませんか？
『役職名ってどう書くんだっけ？』『〇〇部長って、そのまま書いていいのかな？』と、不安になりますよね。
この記事では、そんな新入社員の皆さんが、自信を持って社外メールを作成できるよう、上司の正しい呼び方と役職名の使い方を徹底解説します。
社外メールにおける上司の呼び方
社外メールで上司を呼ぶ際の基本的なルールは、以下の通りです。
社外の方にメールを送る際、自社の上司のことは、基本的に「会社名＋役職名＋氏名」もしくは「役職名＋氏名」で記載します。
| 会社名 | ●●会社（ABC会社） |
| 部署名 | △△部（営業部） |
| 役職名 | □□部長（営業部長） |
| 氏名 | ○○（山田） |
例えば、初めてメールを送る相手や、相手が上司の所属部署を知らない場合は、「●●株式会社 □□部長 ○○」のように記載するのが一般的です。
このように役職名を記載することで、上司の立場や役割を伝えることができます。
一方、相手がすでに上司の所属部署を知っている場合や、メールの文面で所属部署が明らかな場合は、「□□部長 ○○」と記載しても問題ありません。
状況に応じて使い分けましょう。
また、社外メールで上司の名前を記載する場合、敬称は不要です。
「〇〇部長様」のように記載するのは、マナー違反になるので注意しましょう。
役職名の使い方とマナー
役職名は、会社の組織構造を示す重要な情報です。
役職名を正しく記載することで、相手に失礼のないメールを作成できます。
| 役職名 | 正しい表記 |
|---|---|
| 社長 | □□社長 |
| 会長 | □□会長 |
| 専務 | □□専務 |
| 常務 | □□常務 |
| 本部長 | □□本部長 |
| 部長 | □□部長 |
| 課長 | □□課長 |
役職名と氏名の組み合わせ方には、いくつかのパターンがあります。状況に応じて適切なパターンを選択しましょう。
- 会社名+役職名＋氏名：●●株式会社 □□部長 ○○
- 役職名のみ：□□部長
また、社外メールで役職名を使う場合、敬称は不要です。「□□部長様」のように記載するのは、マナー違反になるので注意しましょう。
様々な場面での上司の呼び方
社外の方とコミュニケーションをとる場面は、メールだけではありません。
| 状況 | 伝え方 | 注意点 |
|---|---|---|
| 電話の場合 | 「はい、△△部の○○ですね、しばらくおまちください」のように答え、 取り次ぐ場合：「□□部長、●●株式会社の○○様からお電話です」のように伝えます。 不在の場合：「はい、部長の○○はただいま席を外しております」のように答えます。 |
社外の人に対して、社内の人に敬称をつけるのは失礼にあたります。 |
| 対面の場合 | 「こちらが弊社の□□部長です」のように紹介します。 | 相手に失礼のないように、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。 |
| 役職名がない上司の場合 | 「△△部の○○」のように伝えます。 | 役職名がない場合は、部署名を伝えることで、上司の所属を明確にします。 |
社内での社長の呼び方（メールの呼び方）についてはこちらの記事で詳しく解説しています。
新入社員が陥りやすい失敗事例と対策
| 失敗事例 | 対策 |
|---|---|
| 敬称をつけてしまう | 社外メールでは、上司の名前は「役職名＋氏名」もしくは「役職名のみ」で記載するようにしましょう。 |
| 社内での呼び方で書いてしまう | 社内と社外で呼び方が異なることを覚えておきましょう。 |
| 役職名を間違える | 役職名は、会社の組織構造を示す重要な情報です。正確に記載するようにしましょう。 |
| 上司の名前を出す必要がない場面で出してしまう | 上司の名前を出す必要があるかどうか、状況に応じて判断しましょう。判断に迷う場合は、上司に相談するようにしましょう。 |
「〇〇部長様」「△△課長殿」のように敬称をつけてしまうのは、よくある失敗です。
社外メールで上司の名前を出す場合、敬称は不要です。
Q&Aコーナー
社外メールで上司の名前を出す際によくある質問とその回答を紹介します。
| 質問 | 答え |
| Q1. 「〇〇部長」と「弊社の〇〇部長」の使い分け方は？ |
A1. 「〇〇部長」は、相手の会社の上司に対して使用します。「弊社の〇〇部長」は、自分の会社の上司に対して使用します。 |
| Q2. 役職名がない上司の場合はどうすればいい？ |
A2. 役職名がない上司の場合は、「部署名＋氏名」で伝えます。例えば、「〇〇部の△△」のように伝えます。 |
| Q3. 「〇〇部長様」のように敬称をつけてもいい？ |
A3. 社外メールで上司の名前を出す場合、敬称は不要です。「〇〇部長様」のように記載するのは、マナー違反になるので注意しましょう。 |
| Q4. 上司の名前を出す必要があるかどうか迷う場合は？ |
A4. 上司の名前を出す必要があるかどうか迷う場合は、上司に相談するようにしましょう。 |
| Q5. 複数の上司の名前を出す場合は？ |
A5. 複数の上司の名前を出す場合は、役職の高い順に伝えます。役職が同じ場合は、部署順、もしくは五十音順で伝えます。 |
まとめ
この記事では、社外メールにおける上司の正しい呼び方と役職名の使い方について解説しました。
- 社外メールでは、上司の名前は「会社名＋役職名＋氏名」もしくは「役職名＋氏名」で記載する
- 敬称は不要
- 役職名は正しく記載する
- 社内と社外で呼び方が異なることに注意する
- 役職名が変わった場合は速やかに対応する
これらのポイントを押さえることで、自信を持って社外メールを作成できるでしょう。
この記事が、新入社員の皆さんの参考になれば幸いです。
コメント
お客様に対してのﾒｰﾙに、協力会社（全くの他社）の人のことをに記載する場合にはその人に敬称は必要ですか？
私はずっと昵懇の気持ちもあり他社の方ですが敬称なしで記載していました。
先日、その協力会社の方から、私はあなたとは別会社ですので敬称なしはおかしいでしょ
と注意されました。
これからは「氏」とつけようと思います。
「氏」でしたら無難ですよね？
ばかなじじい様（とんでもない）
お返事が遅くなり申し訳ありません。
お相手がどう取るかにもよるので難しいですよね。
こちらが昵懇の間柄と思っていても相手は会社関係としては対外的だと思えばおかしいと言ってくる･･･。
敬称に敬意を表すために「様」や「さん」をつけていますよね。
相手先が直の取引会社なら課長の〇〇様とかですよね。
ただ、自社の関連会社（たとえばグループ会社なら）弊社（＝グループ会社込み）課長の〇〇となりそうです。
そこで、「氏」はどう使うのかですが、（協力会社で全くの他社となれば）
上下左右に関係なく付けられる「呼び捨て」するわけにはいかない関係に氏名を表すための呼称なので「氏」は無難といえば無難と思えますが･･･。
私の見解としては、相手からおかしいと注意されたなら「様」や「さん」でも良いのかなとも思えています。
客観的に見て対外的なら協力会社でも「様」や「さん」をつけてもおかしくない。
対内的なら「敬称無し」や「氏」でいいのではないかと思います。
ハッキリとした答えが出せず、申し訳ありません。
協力会社のかたと更にうまく協力関係になれることを願っています。
コメントをくださりありがとうございました。