自社社長へのメールでは、適切な書き出し文が重要です。
書き出しはメールの第一印象を左右し、社長の関心を引くためのチャンスでもあります。
本記事では、自社社長への社長宛メールの書き出しに特化し、効果的な表現方法を解説します。
社長の関心を引きつけ、メールを開封してもらうための具体的な手法や例文をご紹介します。
自社社長へのメールコミュニケーションを改善し、ビジネスの成果を最大化するために、書き出しの重要性を見直してみましょう。
自社の社長へのメールの書き出しマナー
自社の社長宛メールの書き出しについて、悩むことはよくあります。
自社の上司に宛てる場合でも、社長にメールを送るとき同様にメールの宛名や書き出しに迷うことがあるでしょう。
ここでは、社長宛に出すメールの社内文書としての書き出し方と基本的なマナーについて紹介します。
メールを社長宛に出すルールで宛名に敬称は様を使うのか
自社の社長へのメールの書き出しでは、社長宛の際に呼び方について迷うことがあるかもしれません。
一般的には、社長に対しては敬称は必要ありません。
ただし、会社内に文書規定や慣習がある場合もありますので、上司に尋ねてみると良いでしょう。
通常は、自社の社長宛メールでも、上司と同様に敬称は省略して構いません。
ただし、「社長の〇〇さん」と書くのは違和感があります。
役職名の敬称を後に付ける形で「〇〇社長」と書きましょう。
役職にはもともと敬称が含まれているため、これで十分です。
もし心配であれば、「代表取締役社長 〇〇様」と書いても問題ありません。
役職名と名前、そして敬称が離れているため、敬称が重複していないからです。
注意が必要なのは、「〇〇社長様」と書くと「二重敬語」になる場合です。
そのため、「〇〇社長」「代表取締役社長〇〇様」のように自分が自然に感じる方で書き出すと良いでしょう。
社外に対する社長の呼び方との違い
社内では社長や上司を呼び捨てにせず、「社長の〇〇様」「〇〇社長」などと伝えます。
しかし、社外の人に対しては基本的に呼び捨てにします。
ビジネスシーンにおいて、社長や上司の呼び方の違いは紛らわしくなるかもしれませんが、自社の社長を社外に伝える際には「社長の〇〇」と表現しましょう。
メールの書き出し基本マナー
前置きは不要
手紙で使われる「拝啓」や「謹啓」といった頭語は、ビジネスメールでは基本的に使用しません。
また、時候の挨拶や相手の状況や相手の状況に触れる、健康を気遣うような文章も必要ありません。
ビジネスメールは、件名も内容も要件が一目で理解できるように簡潔にする必要があります。
宛先と発信者名の書き出し順序
社内メールの書き出しは、通常以下の順序で書きます。
- 宛先
- 発信者名
- 本文
社長にお疲れ様ですをメールで使用する時
例えば、社長や上司に社内メールで、よく「お疲れ様です」といった挨拶が目に付きますが、「お疲れ様」と「ご苦労様」の使い分けに迷うこともあります。
しかし、「ご苦労様」は目上の人が目下の人に使う労い（ねぎらい）の挨拶言葉なので、社長（上司）相手に使用すると失礼に当たり、相手に不快感を与える可能性があります。
そのため、「ご苦労様」は避けて、「お疲れ様」を使用しましょう。
社長へのメールの書き出し例文
また、朝10時までに送信する場合は、「おはようございます」という挨拶も清々しいですが、ビジネスメールではこの挨拶がなくても失礼には当たらないので、必ずしも必要ではありません。
ビジネスメールの書き出しは、電話で話す場合と同じように考えましょう。
社長に午前中に電話をかける場合、名乗る際には「おはようございます、〇〇社長。営業部営業1課の山田です」というのが一般的です。
自然にマナーが身についているはずですが、文章にすると迷いが生じることもあるかもしれません。
社長にお疲れ様ですを入れるメールの書き出し例文
「〇〇社長、おはようございます。営業部営業第1課の山田太郎です。」
「代表取締役社長〇〇様、お疲れ様でございます。営業一課の山田太郎と申します。」
社長へのメールでは、宛先や挨拶、名乗りが済んだらすぐに要件に入るのが好ましいです。
ただし、お礼やお詫びの言葉を簡潔にでも含めることが望ましいです。
自社社長へのメールでお礼やお詫びを伝える
例えば、過日のお礼を社長に伝える場合は、「お忙しいところ貴重なお時間を頂き、誠にありがとうございます。」と一言添えるだけで印象が良くなります。
また、過日のお詫びの場合は、「先日の件について、大変申し訳ございませんでした。」と一言謝罪の意を示すことが重要です。
「先日はお忙しいところ、弊社の新商品のプレゼンテーションにお時間を割いていただき、誠にありがとうございました。」
「先日のミーティングでの私の振る舞いについて、大変申し訳ございませんでした。改めて反省し、同様のことがないように努めます。」
以上が社長へのメールの書き出し方と基本的なマナーの一例です。
ただし、会社ごとに異なるルールや文化がある場合があるため、社内のガイドラインや上司の指示に従うことも重要です。
社長へのメールの例文
社長宛に送るメールの中で、特に「お礼」や「ご依頼」のメールが多いです。
お礼メールは後回しにされがちですが、できるだけ早いタイミングで送るように心がけましょう。
お礼や依頼のメールの例文
お礼のメールの例文
依頼メールの例文
お詫びメールの例文
お詫びのメールは、更に迅速に伝えることが大切です。
冒頭で謝罪の気持ちを明確に示し、お詫びの気持ちと誠意をしっかりと伝えましょう。
メールの文面は相手の受け取り方に影響されます。
メール内容に不備があると事態が悪化する可能性があるため、何度も読み返して誠意ある気持ちを伝えるようにしてくださいね。
社長へのメールの件名
件名はビジネスメールで最初に目にする重要な要素です。
社長に失礼のない件名を使って、メールを開封してもらうためのポイントを紹介します。
１：簡潔で具体的な内容を伝える
メールの件名は受信ボックスで表示されます。具体的で簡潔な文章にするためには、20文字以内を目安にしましょう。
2：相手の立場を考える
社長は多くのビジネスメールを受け取り、やりとりする機会が多いため、件名で優先順位を判断します。
NGパターンの例
「お忙しいところすみません」や「ありがとうございました」といった挨拶言葉を件名に入れると、意味が不明瞭になります。
具体的で簡潔なOKパターンの例
「〇〇の打ち合わせ日時調整のお願い」や「〇〇〇の進捗状況のご報告」といった、いつの、どんな要件で、どんな概要かが明確に書かれた件名が重要です。
注意点：社長宛のメール件名を初めて書く場合
社長に初めてメールを送る際は、メールアドレスだけでは差出人が分からない場合があります。
迷惑メールと勘違いされないように、件名に部署や名前を記載しましょう。
アポイントを取りたい場合、面識のある相手であれば「〇〇の件で打ち合わせのお願い」といった要件のみの件名でも問題ありません。
初めての場合は、「面談のお願い」といった丁寧な表現が好印象です。
まとめ
本記事では、自社社長へのメールコミュニケーションに焦点を当て、効果的な書き方について解説しました。
メールの件名や書き出し文は、社長の関心を引きつけ、メールを開封してもらうための重要な要素です。
具体的なポイントや例文を通じて、適切な表現方法を紹介しました。
また、メールの件名では簡潔かつ具体的な内容を伝えることが重要であり、挨拶言葉などの一般的なフレーズは避けるべきです。
さらに、自社社長へのメールでは、書き出し文が重要な役割を果たします。
適切な情報を的確に伝え、社長の関心を引くために工夫が必要です。
自社社長へのメールコミュニケーションを改善することで、効果的なビジネスコミュニケーションを実現し、ビジネスの成果を最大化することができます。
ぜひ、本記事で紹介したポイントを参考に、自社社長へのメールの書き方を見直してみてください。
成功への一歩を踏み出すきっかけになることでしょう。
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