自社社長へのメール書き出しマナーと例文!件名はビジネスメールの肝!

ビジネスメール
自社の社長へのメールだけではなくビジネスメールの書き出しで手が止まることは無いですか?

ビジネスメールにおいて書き出しでつまづくと煮詰まってしまいますよね。

特に社長へのメールは初めて書くときはどう書いていいか悩むものです。

社長宛メールの例文を交えながらビジネスメールに慣れていくコツを説明します。

社長へのメールの件名や書き出しの例文を紹介します。

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自社の社長へのメールの書き出しマナー

社長へのメールの書き出しって悩みますよね。

自社の上司にでも書き出しは迷うものです。

社長へのメールの書き出しをはじめ、基本のマナーを紹介します。

社長へのメールの敬称は様を使う?

自社の社長へのメールの書き出しについて、まず社長への呼び方に迷うのではないでしょうか。

社長の呼び方は、一般的には敬称は必要ありません

ただし、社内的に文書規定があったり会社の慣習などもあったりします。

そういった場合は、「社長にメールを書くとしたら何か決まりがありますか?」と聞きやすい上司に聞いてみましょう。

一般的には自社内の社長宛メールですので、社長といえども上司同様敬称略で良いのです。

とはいえ、社長宛メールに「社長の〇〇さん」と書き出してしまうのは違和感しかありませんよね。

役職名となる敬称を後に付ける「〇〇社長」と書き出しましょう。

役職にはもともと敬称が込められているのでこれで大丈夫です。

それでも違和感があり心配であれば「代表取締役社長 〇〇様」でも問題ありません。

この場合は、役職名と名前、そして敬称が離れているので敬称が重複していないのでOKなのです。

問題があるのは、「〇〇社長様」となる(二重敬語となる)ことです。そのために「〇〇社長」「代表取締役社長〇〇様」のどちらか自分がしっくりくる方で書き出すと良いですよ。

社外に対する社長の呼び方との違い

社長や上司でも社外の人に対しての呼び方は、社内の人のことを基本的に呼び捨てにして伝えます。

そのためビジネスシーンでの上司や社長の呼び方は紛らわしくなりますが、自社内では社長や上司を呼び捨てにはしません。

自社の社長のことを社外に対して伝えるなら「社長の〇〇」となります。

メールの書き出し基本マナー

前置きは不要

手紙で使う「拝啓」や「謹啓」などの頭語はビジネスメールには基本使用しません。

とうぜん、時候の挨拶や相手の状況や健康を見舞うような文章も必要ありません。

ビジネスに前置きは要らないのです。

ビジネスメールは、件名も内容も要件がひと目見ただけで理解出来るように簡潔である必要があるのです。

宛先と発信者名としての名乗りが書き出し順序

社内メールの書き出しは、通常、以下の順序で書きます。

  1. 宛先
  2. 発信者名
  3. 本文

他にも上司に仕える書き出しの挨拶で「お疲れ様です」や「お疲れ様でございます」などの挨拶をよく目にしますよね。

「お疲れ様」と「ご苦労様」を迷う方も良くいますが、ご苦労様は目上の人が目下の人に使う労いの挨拶言葉なので、うっかり使うと相手が社長(上司)なら失礼に当たり不快感を覚えるでしょう。

そのため、「ご苦労様」は使わず失礼に当たらない「お疲れ様」を使用しましょう。

他にも挨拶としては、朝10時までに送信するのであれば、「おはようございます」が挨拶として清々しいですね。

しかし、ビジネスメールにおいてこの挨拶がなくても失礼には当たらないので全くなくても構いません。

ビジネスメールの書き出しは、ビジネス上の電話をする時と同じと考えましょう。

社長に午前中に電話をすると考えれば、「おはようございます、〇〇社長。営業部営業1課の山田です。」と名乗るのは当たり前です。

あまり深く考えなくても、自然にマナーは身についているはずです。意外と活字にすると迷うものなんですよね。

例:
〇〇社長おはようございます。営業部営業第1課 山田太郎でございます。

例:
代表取締役社長〇〇様お疲れ様でございます。営業一課 山田太郎と申します。

といった社長へのメールの書き出し例になります。

社長へのメールにお忙しいところ・・・

宛先と挨拶、名乗りが済んだら直ぐに要件に入りたいところですが、お礼やお詫びを端的にでも入れるのが好ましいです。

例えば過日のお礼のメール内容であれば・・・

お忙しいところ貴重なお時間を頂き誠にありがとうございます。

と書き添えるだけでとても印象が良くなります。

過日のお詫びの場合は・・・

〇〇社長には多大なご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。

のように、謝罪の意思を先にはっきりと示すと良いでしょう。

社長へのメールの例文

パソコン
社長宛に送るメールのなかでも「お礼」「ご依頼」が多いように思います。

特に「お礼」メールは後回しになりがちなのでできるだけ早いタイミングでお礼メールは送るように心がけましょう。

お礼や依頼のメールの例文

お礼のメールの例文

お疲れ様でございます。営業一課 山田太郎です。この度は〇〇の〇〇の件では〇〇していただき誠にありがとうございました。
お疲れ様です。営業一課 山田太郎です。〇〇会社との打ち合わせの内容につきまして確認をお願いしたくメールをさせていただきました。

お詫びメールの例文

お詫びのメールは更に迅速に伝えることが鉄則です。謝罪の気持ちを冒頭で明確に示すことで、お詫びの気持ちと誠意をしっかりと伝えましょう。

お疲れ様でございます。営業一課 山田太郎です。この度は〇〇の〇〇の件で私の対応が不十分だったため〇〇様に大変ご迷惑をおかけしてしまいました。誠に申し訳ございません。
お疲れ様でございます。営業一課 山田太郎です。この度は〇〇との〇〇において私の不適切な発言によりご本人様だけではなく〇〇社長はじめ皆様に不快な思いをお掛けしてしまいましたこと、心より申し上げます。

メールの文面は相手の取り方で変わってしまいます。
メール文章に不備があれば余計に事態悪化に繋がりますので何度も読み返して誠意ある気持ちを伝えてくださいね。


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社長へのメールの件名

パソコンと時計
社長へのメールの件名だけではなく、ビジネスメールで件名はメールボックスに届いて最初に目に触れるものです。

社長に失礼の無い「メールの件名」で開封して読んで貰うためのポイントを紹介します。

メールの件名は内容が分かるよう簡潔に

メールはまずは受信ボックスに入ります。その時に表示されるのが「件名」です。

そうすると、メールの件名は、20文字以内を目安に内容を具体的で簡潔に伝わる文章にしたいですね。

ビジネスメールは社長にもなると、仕事上ビジネスメールは山ほど届き、やりとりする場合が多いため件名で開封する優先順位を判断すると理解しておきましょう。

社長へのメール件名の例文NGパターン

  • お忙しいところすみません
  • ありがとうございました
  • お世話になっております

こういった挨拶言葉をメールの件名に入れてしまうと件名の意味がなくなってしまいます。

  • お願い
  • ご報告
  • ご連絡
  • ご相談
  • お礼

こちらは、何の「お願い」なのか、何の「ご相談」なのか具体的ではないため相手である社長は「何のだろう」と頭を使います。

頭を使うことをさせないため(相手を疲れさせないため)にも、具体的にかつ簡潔に書く必要があるのですね。

社長へのメール件名例文OKパターン

ビジネスシーンにおいてメールの件名は「何の要件か」が必須になります。

  • 〇〇の打ち合わせ日時調整のお願い
  • 〇〇〇の進捗状況のご報告
  • 〇〇〇訪問日時のご連絡
  • 〇〇会社との会議日程についてのご相談
  • 〇月〇日食事のお礼

このように、メールの件名に「いつの」「どんな要件で」「どんな概要か」が簡潔に書かれているかが重要です。

メールの件名は、タイトル(表題)であり文章内容に何が書いてあるかを示し、相手に伝わりやすくする必要があるからです。

メールの件名にはわかりやすい言葉を選びましょう。

社長宛のメール件名を初めて書く場合の注意点

メールの件名が初めての場合

社長に初めてメールの件名を書く時に注意したいのは、メールアドレスだけでは「誰から」来たのか分からない場合があります。

一目で「誰から」「どういった」メールなのか分からないと怪しい迷惑メールと勘違いされる可能性もあります。そのため、迷惑メールではないことを伝える工夫が必要です。

自分が何者か分かるように件名に部署や名前を記載しましょう。

例:〇〇の打ち合わせ日時調整のお願い(営業部第1課 山田太郎)

メールの件名が社長にアポイントを取りたい場合

何度も面識がある場合は、メールの件名も変わり、「〇〇の件で打ち合わせのお願い」など要件のみで伝わる場合が多いです。

ビジネスシーンで「アポイント」という言葉「アポ」などとよく使いますが、初めて送るメールの件名には、丁寧に伝わる「面談のお願い」などとすると好印象になります。

例:〇〇の件で面談のお願い(営業部第1課 山田太郎)

まとめ

ビジネシメールにおいて自社社長へのメールの書き出しマナーについて解説しました。

ビジネスにおけるメールは簡潔に、かつ配慮をしながら書かなければならないため少し気を使いますよね。

特に社長へのメールなどは会社の社長宛と思っただけでも緊張するものなので、代表的な文章の例文を取りあげて説明してみました。

自分なりの言葉を当てはめてメール文章に当てはめてみてくださいね。

さらには社長へのメール件名だけではなく、ビジネスメールに使えるメール件名の記載方法やメール件名の極意は簡潔かつ具体的といったコツも使ってみてくださいね、

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