内定辞退はメールと電話どっち?両方するなら失礼の無い理由の伝え方!


内定の辞退を伝えたい場合、メールをするか電話をするかで悩むことがあります。

辞退するとはいえ、せっかく採用してくれたので、できれば誠意ある仕方で伝えたいですよね。

実際どちらの方が相手に失礼にならないのでしょうか?

またどのように辞退理由を伝えたらいいのでしょうか?

内定辞退の連絡方法や理由、マナーを一緒にみていきましょう。

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内定辞退する時はメールと電話どっちにすべきか?


必ず電話をしなければならないという明確な決まりはありませんが、すぐに電話で連絡した方がいいでしょう。

辞退の連絡だから後日でいいと思ってそのままにしておくと、あとでトラブルになりかねません。

企業側も採用人数を計算した上であなたに内定通知をしているのですから、辞退の連絡はすぐにすべきです。

電話で話せば、言いたい内容が明確に伝わるので誤解を招くことも避けられます。

第一報は電話でしますが、あとでもう一度お詫びのメールをしておくとよいでしょう。

もし、担当者が不在で第三者への伝言になってしまう場合や、どうしても電話しにくい場合はメールで伝えることもできます。

ただし、メールだけでの連絡だと失礼になる場合が多いので、まずはすぐに電話を入れ、あとで再度メールするのが一番よいでしょう。

内定辞退をメールと電話両方でする時の伝え方


企業側もたくさんの志望者の中からあなたを選んで内定通知をしているので、内定辞退の連絡は企業側にとって思わぬアクシデントのようなものです。

企業側に迷惑をかけないためにも電話連絡は一刻でも早く行う方がいいでしょう。

電話で内定辞退を伝える際は、事前に伝えたい内容をメモにまとめておきましょう。

電話で話す際は、いきなり自分の言いたいことを話すのではなく、まずは今話してもいいかどうか相手の都合を確認しましょう。

その後、内定を辞退する理由をきちんと話し、直接伺えず電話での連絡になってしまったことも謝罪しましょう。

その後お詫びのメールを送りますが、その際は件名を忘れずに入れ、宛先も略式ではなく正式名称で書くようにしてください。

採用していただいたのに期待に添うことができなかった旨をお詫びする内容を書き、最後に氏名、電話番号、メールアドレスを書きましょう。

電話で話したあとに送るメールはお詫びを伝えるのが目的なので、内定辞退の理由を繰り返し書く必要はありません。


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内定辞退メールの書き方と理由例を紹介


電話ができず、どうしてもメールで内定辞退を伝えることもありますよね。

メールだと内容が証拠としてのこります。

また、企業側が部署内で共有する可能性もあるので、間違いのないようにきちんと書く必要があります。

内定辞退の理由としては、自分の適性ややりたいこと、職種などで判断した旨を率直に伝えるのが無難です。

職種を理由に断るときは、「並行して選考が進んでいた他の職種の会社から内定があったこと、悩んだ末に他の職種の方が自分のやりたかったことに近かった」旨を伝えましょう。

業界を理由に断る場合も同じような内容で伝えることができます。

同業界の同職種の他の会社に内定を決めた時は、自分の適性を理由にするとよいでしょう。

「自分の適性を考えた結果、並行して選考が進んでいた他の会社の仕事の方が自分の適性にあっていると思った」旨を伝えることができます。

まとめ

内定を辞退するかどうかは人生の中でとても大きな決断です。

内定に至るまでにたくさんの人が関わりコストもかかっていますので、企業側に失礼にならないように伝えましょう。

辞退を決めたなら、まずは電話で連絡し、そのあとメールをするのが一番です。

内定辞退のやりとりで身につけた知識やマナーは社会人になっても役立つので、今日ご紹介した方法をぜひ実践してみてくださいね。

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